​掌握四大重点 工作简报技能大提升

宋雨

为使简报技能长进，有以下四点要注意：
1、设定适当的目标 2、适当的内容 3、适当的状况判断 4、适当的传达（delivery）
简报进步的四个重点
为使简报技能长进，有以下四点要注意。
1、设定适当的目标
2、适当的内容
3、适当的状况判断
4、适当的传达（delivery）
大家都已经了解第一点了吧。

由于简报是请求行为，最先要考虑的是简报的目的（＝目标）。换言之，就是「明确表达出希望听众做的事」。其次是第二点：适当的内容，重点在于「容易理解的表现、理论、简单扼要」。

举例来说，如果你想要学简报而去逛书店，会看到许多取名为「简报」的主题书籍。其中会有书名标榜著「简单」或是「逻辑性」的销售标语（sales slogan）。

你是否曾找到过「符合逻辑的简报」、「简单的power point作法」等书名。 容易理解的内容确实很重要，但从整体来看，其重要度只有四分之一，即25％而已。换言之，即使顺利做到这地步，你的简报也不会有过于戏剧化的改变。

如果不能引起听众「心动」就毫无意义可言
其实比内容更重要的是下面的两点：｢适当的状况判断｣以及｢适当的发表｣。 先来说明第三点：适当的状况判断。其中最重要的是：「了解听众在想什么」。

回到薄型电视的例子。你想要买一台电视，若问为什么？因为喜欢看电影的你，认为在高画质的大屏幕上观赏电影是最棒的享受。这就是你购买的理由。 因为你是这么想的：「尽管所费不赀，但已下决心要拥有一台画质超优的电视。」

可是，这时量贩店的店员这么对你说：
「由于年终大打折的缘故，如果现在立即购入，价格本身也非常优惠。此外，也会赠送可在本店使用的积点数！现在正是最佳的购买时机。」

虽然你很高兴价格确实很便宜，但真正希望的是要他说明关于画质的内容。对你来说，画质是比价格还优先的重点。或许你明明向店员表明了「想要在家里看电影」的需求，并不经意地透露出想要高画质电视的讯息。

不过，该店员过于习惯以低价影响顾客购买的意愿，或是深信价格为最重要的诉求重点，因此，忽略了你「对高画质电视感兴趣」的需求。其实，在简报的现场也经常发生这样的情况。

由于报告者未能察觉听众的心情，而一味地做出不相称且毫无意义的互动。 量贩店的店员可能是新人，因太拼命推销商品而卖力过了头。不过，他并未尽到作为店员的职责，因为没有去了解听众的需求，也未能看见听众。

「能赚到便宜的现在，是购买电视的时机。」
或许果真是这样。该店员所说的并没有错。

可是，即使店员说的是正确的，但如果内容不符合顾客、听众的愿望，就会引起沟通的矛盾，而未能让人接受这样的行销方式。「了解听众在想什么」就是这么重要。

接下来是第四点：适当的发表。 简单地说，就是「要将听众引进共同目标」。我将它称之为引导技能（facilitation skill），就是按照自己所预想的目标，打动听众的技能。

如同之前说过的内容，你最终会购买一台电视。谁会使你按下购买键、下决定购买？擅长让人按下这个按键，就是指「能够适当的发表」。将上述内容做个总整理吧！

1、设定适当的目标→使人购买自家公司的电视
2、适当的内容→以容易理解方式介绍自家公司的电视
3、适当的状况判断→认清听众的需求是画质
4、适当的传达→掌握听众的需求，引导达成购买欲望
首先是简报的目的，先确认清楚「为何要传达给听众呢？」

由于这裡是「要对方购买」，所以既说到价格的话题，也确认听众的需求，但如果目的是「提升商品的形象」，或许就不必谈及价格。